Como priorizar tarefas de forma eficiente?

Roberta Souza e Silva

18 Abril, 2022

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Como priorizar tarefas quando tudo parece para ontem?
Atendendo empreendedores há mais de 13 anos, sei que essa é a rotina enlouquecedora da maioria deles.
A questão é: quando não sabemos o que é prioridade, tudo vira importante e aí a bagunça começa.

A cena é típica: mil folhas, boletos, blocos de anotações em papel, no celular, ideias escritas em cadernos - tudo junto e misturado, whats, cliente, equipe, UFA!!!! Você só queria um lugar para chamar de seu, né? E parece que a coisa ficou fora de controle em algum momento.

Veja as causas do porquê isso acontece:

1. quando tudo parece grande e urgente, todas as tarefas ficam iguais;
2. a necessidade de ter que tomar decisões a todo o momento (acúmulo de tarefas, acúmulo de decisões);
3. fazer muitas coisas ao mesmo tempo + UM MAR DE NOTIFICAÇÕES no whats, favorecendo a falta de foco e concentração;
4. não usar a parte do dia onde temos mais energia para as coisas mais importantes.

Então, por onde começar?

1. Liste todas as tarefas do seu negócio em um único documento (não importa se é urgente ou se é só uma ideia);
2. Sugiro criar um documento no Drive (basta ter uma conta de email do Gmail): assim, todas as vezes que você tiver uma ideia, pode abrir no próprio celular e já jogar ali;
3. A ideia é fazer um download mesmo de tudo o que tem na sua cabeça e eliminar todos os post-its e papeizinhos que estão rolando na sua mesa;
4. Feito isso, é hora de elencar as prioridades.

A verdade é que, nesse momento, você vai perceber que as tarefas que estão ali não são apenas tarefas de atendimento, de rotina...mas tarefas importantes do NEGÓCIO em si que precisam ser olhadas também.

Afinal, como definir prioridades quando tudo parece para ontem?

Aqui começa o nosso trabalho.
Você imediatamente pode fazer uma lista de URGÊNCIA para o dia: contas a pagar, retornos para clientes, atendimentos do dia. São coisas que não tem como escapar, você precisa fazer hoje. Ok.

Depois disso, para dar uma ordem para a quantidade de ideias que você tem aí, sugiro que você responda a algumas questões sobre o que tem pensado sobre o negócio:

1. Qual a coisa mais importante que você deveria estar fazendo no seu negócio hoje que você não está fazendo?
2. Qual o objetivo que você tem para o trimestre?
3. Eu divido o plano em 3 meses e coloco o objetivo de cada mês;
4. Embaixo de cada mês, vou colocando o que preciso fazer para cumprir o objetivo;
5. Possivelmente, aqui, aquelas ideias soltas - lá do início - que você tem, terão encaixe exatamente nesse momento.

Outra forma que eu também gosto de fazer é pensar por ÁREAS:

1. Marketing
2. Financeiro
3. Cliente
4. Serviço

Essa também é uma forma de você pegar as ideias/ tarefas que você escreveu lá no início e distribuir por áreas.
Depois, você olha para cada área, com as ideias que você colocou embaixo, veja o que contribui para os objetivos do mês e vai selecionando o que é importante nesse momento.

Indico o Livro "O Essencialismo" que trata de olharmos para nossas tarefas como escolhas, muito mais do que obrigações. Ele faz a gente ver o quanto temos coisas a fazer que, na verdade, NÃO gostaríamos de fazer.
E o quanto priorizar tem a ver com SABER DIZER NÃO, e focar no que realmente importa PARA VOCÊ, eu disse para você.
Atendendo empreendedores há mais de 13 anos, posso afirmar que muitos compromissos e tarefas que você tem hoje não necessariamente cumprem com os seus objetivos: talvez tenham tarefas para agradar alguém, tarefas acumuladas que poderiam ser distribuídas...

A melhor forma de definir prioridades é poder ESCOLHER como usar seu tempo em prol do que realmente fará diferença na sua jornada.

Por fim, eu diria:
Nunca esqueça do que você faz com muita facilidade e alegria na sua vida.
Veja se você não consegue trazer esse talento, podemos assim dizer, mais ainda para dentro do seu negócio.

Se você tivesse que escolher apenas UMA coisa para fazer na vida, o que seria?

Te deixo com essa hehe.
Com amor,
Roberta Souza.